Hva er en god intervjuguide? Vi gir deg oppskrift og mal

En intervjuguide er uansett en god idé for å eliminere faren for å basere avgjørelsen mer eller mindre utelukkende på førsteinntrykket. Du får en strukturert og rettferdig prosess, og får valgt den mest egnede kandidaten til stillingen. Intervjuguider består vanligvis av ulike seksjoner som:

• Innledning: En god start og innledning om deg selv og bedriften før kandidaten får fortelle litt om seg. Legg opp til en god samtale så du og kandidaten kan bli bedre kjent med hverandre.
• Bakgrunnsspørsmål: Spørsmål om kandidatens tekniske ferdigheter. Her skal du finne ut om hans eller hennes bakgrunn holder mål for oppgavene som skal løses.
• Utfyllende informasjon: Formålet med disse spørsmålene er å få frem konkrete eksempler på egenskaper som er viktige i stillingen. En tommelfingerregel er at dersom kandidaten ikke kommer med mer enn generaliteter, er han eller hun som regel ikke riktig person for stillingen.
• Bedriftens verdier: Disse spørsmålene skal hjelpe deg med å finne ut om personens atferd reflekterer bedriftens verdier.
• Avslutning: Rammeverk for hvordan du skal avslutte jobbintervjuet og hvordan veien videre ser ut for kandidaten.
• Arbeidsskjema for rangering: Dette skjemaet skal gjøre det enkelt for enhver intervjuer som er involvert i prosessen å sette en score for hver kandidat. På denne måten får dere en samlet forståelse av hva som trengs i stillingen, og om og på hvilken måte kandidaten oppfyller kriteriene.

De viktigste seksjonene er “bakgrunnsspørsmål”, “utfyllende informasjon” og “bedriftens verdier”. Det er her du finner mest informasjon om kandidaten og om han eller hun er den rette for stillingen.

En intervjuguide hjelper deg å opprettholde en lovlig ansettelsesprosess ved å sikre samme rammeverk og spørsmål for alle kandidatene på forhånd. Det er svært verdifullt å ha en grunnlinje for vurdering av hvert jobbintervju, av enhver jobbsøker. Dette bygger også tillit hos kandidatene fordi de blir evaluert på bakgrunn av ferdigheter, ikke annet.

Fokuser på samtalen

Først og fremst må du lære spørsmålene dine. Det er viktig at du ikke leser opp alt på rekke og rad, da blir det vanskelig å få full forståelse for hvem du faktisk snakker med. For at både du og kandidaten skal kunne snakke sammen og ha en flytende samtale, må det skapes en komfortabel stemning. Hverken du eller kandidaten er i et avhør, dere er der for å bli kjent.

Du får svar på det du spør om

Enhver kandidat ønsker å gi det beste inntrykket som overhodet mulig og kan overdrive hvor gjennomtenkt svarene deres er. Men alle kan ikke tenke seg frem til ethvert spørsmål som er mulig å bli stilt på forhånd, så det kan absolutt skje at de blir tatt på senga og at de vil slite med å svare. Derfor er det smart med en liste over oppfølgingsspørsmål som kan få kandidaten til å tenke på en annen måte og svare deg på det du faktisk lurer på.

Jobbintervjuer er profesjonelle og sosiale møter

I et jobbintervju er det viktig å få frem kandidatens både positive og negative sider for å finne ut om dette faktisk er den rette personen for stillingen. Det er viktig å huske at det ligger i menneskets natur å speile personen på andre siden av bordet. Om du svarer overdrevent positivt til alt jobbsøkeren sier kan det påvirke han eller hun til å svare ting som ikke reflekterer deres synspunkter. Vær også obs på dine umiddelbare reaksjoner som ansiktsuttrykk.

I likhet med viktigheten av hvordan kandidaten opptrer og fremstår i et jobbintervju med klær, manerer og kroppsspråk, vil jobbsøkeren også dømme deg ut fra de samme kriteriene. Det er viktig at du representerer din bedrift på best mulig måte for å treffe riktig person til stillingen.

Du bør være så nøytral som mulig, både i kommunikasjon og atferd. På denne måten blir du kjent med kandidaten på et mer reelt og dypere plan enn hva du hadde gjort dersom du var for negativ eller positiv.

Mal for intervjuguide

Ovenfor har du fått generelle tips til jobbintervju og hvorfor det lønner seg å ha en intervjuguide. Men hvordan bør en intervjuguide se ut?

Hvordan starte et godt jobbintervju

Først og fremst ønsker du velkommen og introduserer deg selv. Deretter gjør eventuelle kollegaer som er med i prosessen det samme. Så skal du fortelle om bedriften og stillingen, hvilke arbeidsoppgaver den innebærer og hensikten med ansettelsen. Målet her er å få klarhet i stillingsbeskrivelsen, kompetansekrav og bedriftens verdier. Husk å oppfordre til spørsmål underveis.

Jobbsøkeren tar ordet

Her skal du få frem all relevant informasjon, og du skal danne deg et godt bilde av hvem personen er. Derfor bør kandidaten først og fremst fortelle om seg selv, sin utdanning og arbeidserfaring. Det er viktig å finne ut av hans eller hennes motivasjon for å søke på stillingen og å jobbe i akkurat ditt selskap. Her kan du stille spørsmål som:

• Hvorfor valgte du denne retningen/utdanningen
• Hva er motivasjonen din for å søke på denne stillingen
• Hvorfor ønsker du å jobbe hos oss
• Hvorfor ønsker du å bytte stilling/arbeidsplass
• Hva slags relevant erfaring har du
• Hva kan du tilføre av kunnskap og personlige egenskaper
• Dann deg et bilde av søkerens kvalifikasjoner

Det er her du skal finne ut om kandidaten har den faglige tyngden som er nødvendig for stillingen. Typiske spørsmål her går ut på utdanning og erfaring. Hva slags resultater har han eller hun oppnådd, og hva slags situasjoner har personen opplevd som krevende.

Test kandidaten i reelle jobbsituasjoner

I forkant av jobbintervjuet bør dere lage et par scenarioer som jobbsøkeren kan støte på i stillingen, og definere noen ønskede egenskaper og mulige løsninger til problemet. Det finnes ingen fasitsvar på dette, men det er kjekt med en felles forståelse for retningen dere ønsker dette skal gå.

Hensikten med dette er å bli kjent med personen. Hvilken plass vil han eller hun ta i et arbeidsmiljø, hvordan oppfører og samhandler kandidaten med de rundt seg, og hva ønsker hen seg fra et arbeidsmiljø og sine kolleger.

Personlige egenskaper

Dette er en naturlig del av et jobbintervju for å kartlegge om jobbsøkeren passer til stillingen. Viktige ting å få frem her er samarbeidsevne eller evnen til selvstendig arbeid, kommunikasjonsevner, målrettethet, initiativtakning og pålitelighet. Du skal rett og slett finne ut så mye som mulig om kandidatens personlige egenskaper for å undersøke om dette er rett person.

Les mellom linjene ved å observere atferden. Er han eller hun pratsom? Engasjert? Forstår personen alt du snakker om? Er hen løsningsfokusert? Holder kandidaten øyekontakt og virker komfortabel? Virker søkeren interessert ved å stille spørsmål underveis?

Husk at det ikke nødvendigvis er dumt om kandidaten virker litt nervøs. Det kan bety at stillingen betyr noe for dem og at han eller hun virkelig ønsker jobben. Eksempler til oppfølgingsspørsmål her kan være:

• Beskriv dine samarbeidsevner
• Hvilken rolle har du i en gruppe
• Hvilke faktorer er viktige ved god kommunikasjon på arbeidsplassen
• Hvordan takler du konflikter med kollegaer eller ledelse
• Hvordan håndterer du kritikk
• Foretrekker du samarbeid eller selvstendig arbeid
• Fortell om konkrete eksempler på hvordan du har løst prosjekter med samarbeid og selvstendig
• Hvordan håndterer du nye utfordringer og oppgaver
• Foretrekker du et hektisk eller roligere arbeidsmiljø
• Fortell om eksempler hvor du har tatt initiativ
• Hvordan når du målene bedriften eller du har satt
• Hvilke faktorer ved denne stillingen virker engasjerende og motiverende for deg
• Hva slags arbeidstider er du vant til eller ser du for deg
• Er det noe vi som arbeidsgiver bør vite

Avslutning

Her skal du avdekke annet som ikke har kommet frem underveis i intervjuet. Spør kandidaten om andre ting du bør vite eller om han eller hun har andre spørsmål. Begge parter skal sitte med så mye informasjon som mulig. Her kan det være smart å snakke om lønn og oppstart, og prosessen videre. Spør om referansene er klare og hvorfor de er relevante.

Avslutt med en kort oppsummering og følg kandidaten ut.

Skreddersy én guide per jobbintervju

Bruk skjemaet for rangering, helst etter intervjuet er over for å ikke stresse kandidaten. For å kunne hente inn korrekt informasjon til stillingen det gjelder må intervjuguiden være skreddersydd.

Fremstå profesjonell og tenk godt gjennom alt du sier og spør om. Ha oppfølgingsspørsmålene klare så du kan holde en flytende samtale for å passe på at kandidaten er komfortabel. Vær så nøytral som mulig for å få naturlige, ærlige og oppriktige svar. På denne måten blir du best kjent med kandidaten.